【新機能追加】演題登録個別締め切り機能

2024年12月11日

学会開催が決まり、参加登録が始まります。

運営側では
「締め切りの設定はどうすれば効率がいいの？」
参加者側では、
「参加したいけれど、まだ要旨ファイルがまとまっていない…」
このようなお悩みをお聞きします。

演題やファイルの変更は、その都度対応が必要になり、特にプログラムを作成し直さなければならない場合、管理が非常に煩雑で、担当者の負担が大変大きいです。

AWARD学会管理システムに、新たに「演題登録個別締め切り機能」を導入いたしました。
この機能により、以下の4つの投稿期間を個別に設定できます。

1. 新規演題登録期間
2. タイトル・概要受付期間
3. 要旨ファイルのアップロード期間
4. 発表ファイルの提出期間

メリット
•柔軟な運営が可能：各段階に合わせたスケジュールを設けることで、無理のない管理が実現。
•プログラム作成の効率化：タイトルや概要が早期に確定するため、安心してプログラム作成に着手可能。
•作業負担の軽減：同時対応が減ることで、管理者の手間が大幅に軽減。
この新機能で、よりスムーズな学会運営をサポートします。

更に具体的なお悩みポイントを挙げてみます。
•締め切り後の演題タイトルや内容変更の要望がある…『演題タイトルや概要を勝手に変更されてしまった!!』
•提出済みのファイルを差し替える必要があるが、締め切りルールとの兼ね合いで調整が難しい。…『提出ファイルのみ延長して募集したいが、その他については変更してほしくない…』
•手動での管理が複雑化し、ミスが生じやすい状況になってしまう。

また、演題登録におけるタイトルやファイルの投稿期間は、すべて同一の締め切りで設定されていると、以下の課題が発生します。
•各プロセスが一度に集中し、進行の混乱を招くことがあった。
•プログラム作成に必要な情報が揃うのが遅れ、準備に時間がかかった。

AWARD学会管理システム「演題登録個別締め切り機能」では、そんなお悩みを解決できます！
どのような設定が可能かご紹介いたします。