委員会招集・出欠席管理AIエージェント・無料AI自分で作ってすぐ使える！「学会事務局業務・30分AI作成」

はじめに

AIはチャットで質問するものだけだと思っていませんか？

実は、学会や大学の業務で本当に役立つAIは、単なるチャットではなく、自分たちの業務に合わせて動くAIエージェントになります。この動画では、実際の学会業務を想定しながら、AIエージェントの作成方法を実演していきます。特別なプログラミング知識は必要ありません。無料で使えるAIツールを使って、誰でも試せる実践形式になります。30分という時間を設定し、短時間でどこまで構築できるかをご覧いただき、実際にお試しいただきやすい内容といたしました。最後まで見ていただくと、AIを実務に生かす具体的なイメージがつかめます。それでは、AI活用の第一歩を一緒に始めましょう。

1. 30分でAIエージェントを作成開始

では、早速30分以内で作成していきましょう。まずはじめに、委員会招集・出欠席管理、次に議事録作成管理、最後にマニュアル作成をAIエージェントで効率化していきたいかと思います。今回はそれぞれ別々のツールを使って作成していきます。

2. 使用ツール「GenSpark」の紹介

まずはじめに、今回使用するGenSparkをChatGPTでどのようなツールか調べました。AI技術を用いた次世代型検索情報整理プラットフォームです。2023年にアメリカ・カリフォルニア州で設立されまして、複数のモデルやエージェントを使って検索を行い、より精度な広範囲な情報収集を目指します。AIが様々な情報源を基に要約を整理する、資料作成等々が行えるとございます。

では、GenSparkの方にログインしますとこのような画面になりまして、何を作りますかという画面になります。今回ウェブアプリを作成しますので、AIデベロッパーというところをクリックいたしまして、開始いたします。

3. AIエージェント構築プロセス

プロンプトの入力

こちらChatGPTと同じように左側にプロンプト入力欄がありますので、こちらにこのように入力しました。「委員会の出席管理を取るアンケートページを作成してください。委員会と各メンバーが管理者が登録できるようにしてください。」

このように入力をいたしまして、時間がわかるようにタイマーを設定し、30分でスタートさせまして、こちらでプロンプトの方に指示を送ります。指示を送りましたら、AIの方が動き出しまして準備をいたします。この間はずっと見ているだけなんですけれども、というところでここからは早送りをしていきます。

AIによる自動構築

ずっとAIが動いていきます。委員会管理システムの入力欄がなんとなくできたかなというところで、次にデザインの方もできていきます。まだ作成をしておりまして、AIの方が進めています。だいたい7分経過したあたりで完成しましたと出てきました。

左側を見てみますと、使い方、管理者の初期設定、Admin HTMLを開く、委員会を登録、メンバーを登録、そのような形で使い方も左側の方で説明が書いてあります。

初期バージョンの確認

こちら仕上がった方を見てみますと、管理画面がありまして、委員会を登録するんだなということ、メンバー管理はこちらでするんだなというのがわかります。

トップページを見てみますと、出席管理で委員会が登録されていないと出るので、まずは管理画面で委員会を登録していきましょう。委員会名、テスト委員会と入力してみます。登録を完了しましたら、下にテスト委員会と出てきました。

続いてメンバー管理、まず所属委員会を設定し、名前とメールアドレスを入れてみます。メンバーを登録しましたと出まして、下の方にメンバーが登録されました。

出席確認はどのように取るのかなというところで見てみますと、まずは委員会を設定してみます。そうすると下の方に出てきまして、出席、欠席、未回答、ここで入力するんだなとなるんですが、今回、出欠席を取る方にメールでお送りして入力をしていただきたい形なので、このように管理者が入力するものではないので、このように修正をするプロンプトを入れます。

修正プロンプトと機能改善

「参加者にメールを送信し、参加者自身が出席状況を入力するように修正して」と入れます。そうしますとまたAIの方が動き出しまして、どんどんAIの方が書いていまして、構築をしています。完成しましたというふうに出まして、画面が切り替わりました。

実際に見てみますと、この辺りは変わらないんですけれども、下にURLが表示されています。これをコピーして実際に開いてみますと、出席確認、出席、欠席が押せるんだなというふうになります。

ただこれですと少々手間なので、「メール送信機能を追加して出席回答画面で他の出席者の回答状況がわかるようにして」、3つ目のプロンプトを入力いたします。

最終バージョンの完成

そうしますとまたAIの方が動き出しまして、どんどんどんどん構築をし始めて、仕上がりましたというところで、だいたいここまで25分かかっております。ほとんどただ見ているだけですけど。

右のほうを見てみますと、メール一括送信機能が追加されまして、専用のURLが送られるようになるようです。

送信準備、メール送信画面を開くをクリックしてみますと、メールソフトが立ち上がりまして、このような形で各委員のURLが送られて、実際に送ってみますと、このような形でURLが送られていました。

本文のURLをクリックしてみますと、このような画面が出まして、仮に出席、備考欄にコメントと入力して回答を送信してみます。他のメンバーの回答状況はまだおりませんでしたので表示はされていませんでした。

こちらの管理画面を見てみますと、出席状況というのがありまして、委員会を選択しますと、このような形で出席状況、出席コメントが表示されておりました。

4. まとめ

このような形で委員会の管理システムをAIエージェントで作成してみました。一般的には調整さんでしたりとかそういうツールを使用されていることが多いかなと思うんですけれども、毎回毎回同じ方に送るというのはそれなりに手間になってきますので、このようなAIアージェントを作成をして技術等も添えてお送りすることで管理が容易になるのではないかなと思います。

最後まで動画をご覧いただきましてありがとうございます。事務局業務、研究室業務、大学事務業務でこんなAIツールがあったら便利だなと思われることがあればご連絡ください。いただいたアイデアをもとに実際にツールをご一緒に作れたらと思います。皆様の学会業務が少しでもスムーズになるお手伝いができましたら幸いです。