委員会招集・出欠席管理AIエージェント・無料AI自分で作ってすぐ使える！「学会事務局業務・30分AI作成」

2025年11月09日

はじめに

AIはチャットで質問するものだけだと思っていませんか？

実は、学会や大学の業務で本当に役立つAIは、単なるチャットではなく、自分たちの業務に合わせて動くAIエージェントです。この動画では、実際の学会業務を想定しながら、AIエージェントの作成方法を実演しています。特別なプログラミング知識は必要ありません。無料で使えるAIツールを使って、誰でも試せる実践形式になります。30分という時間を設定し、短時間でどこまで構築できるかをご覧いただき、実際にお試しいただきやすい内容としました。最後まで見ていただくと、AIを実務に生かす具体的なイメージがつかめます。それでは、AI活用の第一歩を一緒に始めましょう。

1. 30分でAIエージェントを作成開始

まずはじめに、委員会招集・出欠席管理、次に議事録作成管理、最後にマニュアル作成をAIエージェントで効率化していきたいと思います。今回はそれぞれ別々のツールを使って作成していきます。

2. 使用ツール「GenSpark」の紹介

まずはじめに、今回使用するGenSparkをChatGPTでどのようなツールか調べました。AI技術を用いた次世代型検索情報整理プラットフォームです。2023年にアメリカ・カリフォルニア州で設立されまして、複数のモデルやエージェントを使って検索を行い、より精度な広範囲な情報収集を目指します。AIが様々な情報源を基に要約を整理する、資料作成等々が行えます。

GenSparkにログインするとこのような画面になり、何を作りますかという画面になります。今回ウェブアプリを作成するので、AIデベロッパーというところをクリックし、開始します。

3. AIエージェント構築プロセス

プロンプトの入力

ChatGPTと同じように左側にプロンプト入力欄があり、「委員会の出席管理を取るアンケートページを作成してください。委員会と各メンバーが管理者が登録できるようにしてください。」と入力しました。

このように入力をして指示を送ると、AIの方が動き出し準備をします。

AIによる自動構築

ずっとAIが動いていきます。委員会管理システムの入力欄がなんとなくできたというところで、次にデザインの方もできていきます。だいたい7分経過したあたりで完成しましたと出てきました。

左側を見てみますと、使い方、管理者の初期設定、Admin HTMLを開く、委員会を登録、メンバーを登録、そのような形で使い方も左側の方で説明が書いてあります。

初期バージョンの確認

こちら仕上がった管理画面を見ると、委員会を登録するんだなということ、メンバー管理はこちらでするんだなということがわかります。

トップページの出席管理を開くと、委員会が登録されていないと出るので、まずは管理画面で委員会を登録していきます。委員会名、テスト委員会と入力してみます。登録を完了しましたら、下にテスト委員会と出てきました。

続いて所属委員会を設定し、名前とメールアドレスを入れてみます。メンバーを登録しましたと出まして、下の方にメンバーが登録されました。

出席確認を取るときは、まず委員会を設定します。そうすると下に、出席、欠席、未回答、と表示されます。今回はメールでお送りして出欠席を入力をしていただきたいので、このように修正をするプロンプトを入れます。

修正プロンプトと機能改善

「参加者にメールを送信し、参加者自身が出席状況を入力するように修正して」と入れます。そうしますとまたAIの方が動き出し、構築をします。しばらくすると完成しましたと出て、画面が切り替わります。

確認すると、下にURLが表示されています。これをコピーして実際に開くと、出席確認、出席、欠席が押せるようになっています。

このままだと少々手間なので、「メール送信機能を追加して出席回答画面で他の出席者の回答状況がわかるようにして」と、3つ目のプロンプトを入力します。

最終バージョンの完成

そうするとまたAIの方が動き出して、完成しました。ここまでで、だいたい25分です。

メール一括送信機能が追加され、専用のURLが送られるようになりました。

送信準備、メール送信画面を開くをクリックすると、メールソフトが立ち上がり、このような形で各委員のURLが送られてきます。実際に送ると、このような形でURLが送られていました。

本文のURLをクリックすると、このような画面が表示されます。出席と、備考欄にコメントと入力して回答を送信してみます。

管理画面の出席状況より委員会を選択しますと、このような形で出席状況、出席コメントが表示されます。

4. まとめ

このような形で委員会の管理システムをAIエージェントで作成してみました。一般的には調整さんでしたり、そういうツールを使用されていることが多いかなと思いますが、毎回同じ方に送るというのはそれなりに手間になってきますので、このようなAIアージェントを作成をして技術等も添えてお送りすることで管理が容易になるのではないかと思います。

最後までご覧いただきましてありがとうございます。事務局業務、研究室業務、大学事務業務でこんなAIツールがあったら便利だなと思われることがあればご連絡ください。いただいたアイデアをもとに実際にツールをご一緒に作れたらと思います。皆様の学会業務が少しでもスムーズになるお手伝いができましたら幸いです。