【学会事務局必見】問合わせ対応が激減！30分で構築できる即活用AIエージェント

2026年02月18日

はじめに

学会事務局には、入会・年会費、大会参加、領収書発行、査読、講演登録など、多岐にわたる問い合わせが日々寄せられます。これらの対応業務は、時間と人手を要し、担当者の大きな負担となることが少なくありません。

本稿では、問い合わせ対応AIをゼロから構築するのではなく、既存のAIチャットサービスであるmiiboを活用し、学会事務局の問い合わせ対応に特化したAIチャットを短時間かつ低コストで導入する方法と、その実例を詳細に解説します。既存サービスを活用するアプローチは、高い完成度と安価な導入費用から、最も効率的で現実的な解決策であると考えられます。

1. 活用するAIチャットサービス「miibo」の概要

miiboは、最短1日で会話型AIを構築、誰でもAI開発者にと記載のある、ノーコードで会話型AIを構築できるサービスです。特に学会事務局にとって重要なポイントは、国産基盤パッケージを展開している点です。データのやり取りが海外に行かず、国内のAIモデル、国内のサーバー、全て国内で完結します。
また弊社AWARDもパートナー展開させていただいております。

特徴	詳細	学会運営におけるメリット
ノーコード構築	誰でもAI開発者になれる手軽さ	プログラミング知識不要、迅速な導入が可能
国産基盤パッケージ	国内のAIモデル、国内のサーバーで完結	データのやり取りが海外に行かず、高いセキュリティを確保
低コスト	月額3,500円から利用可能（ホビープラン）	中小規模学会でも導入しやすい費用対効果
多様なデータ対応	Excel、PDF、URLなど様々な形式のナレッジ登録が可能	既存のFAQやマニュアルをそのまま活用できる

弊社のAWARDのサイトでも、右下のAIチャットボタンを押すと、サービスについての質問や機能操作方法について質問ができ、AIが回答をするという形でmiiboを利用させて頂いています。

2. 構築プロセス：miibo管理画面での基本設定とテスト

ステップ1：AIエージェントの基本設定紹介

miiboを活用したAIチャットの構築は、主に「FAQの登録」「ナレッジデータストアへの情報登録」「テスト会話」の3つのステップで完了します。
それでは、完成したAIチャットを見ていきたいと思います。

AIチャットを開くと
「ご質問がありましたらお答えさせていただきます」
という文が出るようになっています。
事前にAIチャットにExcelで質問とURLと回答を入力して記入したものを登録をしておきます。
こちらをAIチャットの方に事前に登録してある状態になります。

「会員登録の方法を教えてください」
という質問をAIチャットの方に投げてみます。

AIチャットの方から回答が上がりまして
「会員登録は学会公式サイトの新規会員登録ページから必要事項を入力して送信してください」
というような回答が出てきました。事前に登録したExcelから導き回答しています。

そして試しにエクセルにない「開催日はいつですか」という質問を入れてみました。

事前に登録されていない質問がされた場合はAIの方で考えて回答を用意して表示します。
回答が用意できない場合は、「不明点があれば事務局へお問い合わせください」と、お問い合わせフォームのURLを連絡するような形になっています。

これらのチャットでのやりとりはログの方で管理画面から確認ができ、ユーザーからの質問やAIチャットからの回答の記録はいつでも管理画面から確認することが可能です。
このようなAIチャットを作成していきたいと思います。

ステップ2：ナレッジデータストアへの情報登録

それではAIエージェントの制作を進めていきます。

AIエージェントを作成するという画面に必要事項（名前、提供者名、会社名、紹介文、アイコン画像）を入力します。

AIのモデルを選ぶこともできます。Gemini等選べますがまずはchatGPTで作成してみます。

プロンプトがありますので、そちらに「不明点があれば問い合わせ先を表示してください」と先に指示をしてきます。

開始時の発話はデフォルトでは「ご用ですかお話ししましょう」とありますが、
「AWARD学会についてご質問がありましたらお答えさせていただきます」と登録をいたします。

次に、一番大事なナレッジデータストアにAIチャットが回答するための知識源となるデータを登録します。miiboは、手動入力のほか、URL、PDF、Excel、CSVなど多様な形式に対応しています。

Excelデータの準備: 「質問」「URL」「回答」の3列で構成された、よくある質問（FAQ）のExcelファイルを事前に用意します。
データインポート: miiboの「ナレッジデータストア」に移動し、「Excelファイルのインポート」から準備したファイルを読み込ませます。
URL登録: ホームページやヘルプセンターのFAQなど、情報が載っているURLを登録することで、その情報からAIが回答を生成できるようにもなります。

このナレッジデータストアに登録された情報が、AIチャットの回答の根拠となります。

ステップ3：テスト会話と検証

ナレッジ登録後、「会話をテストする」機能を用いて、AIチャットの応答精度を検証します。

質問1: 「会員登録の方法を教えてください」
Excelの登録: 「新規会員登録ページから必要事項を入力して送信してください」
AIの回答: 「学会サイトの新規会員登録ページから必要事項を入力し送信してください」
検証結果: 事前にExcelに登録した回答と一致し、正しい回答が確認されました。
質問2: 「領収書はどこから発行できますか」
Excelの登録: 「領収書はマイページの支払い履歴から該当の支払いを選びPDFでダウンロードできます」
AIの回答: 「マイページの支払い履歴からPDF形式でダウンロードできます」
検証結果: 事前にExcelに登録した回答と一致し、正しい回答が確認されました。
質問3: 「次の学会会期はいつですか」
Excelの登録: 回答なし
AIの回答: 「次回学会の会期は学会公式サイトの大会ページで最新情報をご案内しています。現在こちらでは確定日程を特定できないため大会ページの更新情報をご確認ください。プログラム公開は通常開催1ヶ月前を予定しています。」
検証結果: ナレッジにない質問に対しても、AIが一般的な知識とプロンプトで設定した行動指針（問い合わせ先の案内）に基づいて、適切に回答を生成しました。最後に設定した問い合わせページのリンクも案内されました。

ステップ4：公開ページでのテスト

公開ページでテストをしてみたいと思います。

先ほどのテスト会話と同様ではありますが、公開サイトからの問い合わせはユーザからの質問内容と、エージェントがどのような対応をしたかログから確認することができます。
問い合わせの質問と回答を登録をすることで簡単にAIの方で応対ができるようになります。

質問例: 「ログインを忘れました再発行できますか?」
AIの回答: 「再発行可能です。ログイン画面のパスワードをお忘れの方から登録メールアドレスを入力して送信する」

3. まとめ

今回は学会事務局の問い合わせ対応を効率化のするためのAIチャットサービスmiiboを活用した導入方法をご紹介しました。
お問い合わせ対応は学会運営において欠かすことのできない重要な業務ですが、その一方で担当者の大きな負担となるケースも多くあります。既存のAIチャットサービスは、高い精度柔軟なカスタマイズ性・低コストという点で非常に優れており、一からAIエージェントを構築するよりも現実的で効果的な選択肢になり得ると考えています。
今回ご紹介した内容をベースに、学会ごとのよくある質問や独自のルールを登録することで、
AIチャットはより実用的な問い合わせ窓口として機能します。
ぜひ皆様の学会運用に取り入れてみてください。