分類	メリット	デメリット
業務効率	ルーティンワークを委託し、教職員・研究者は本業に集中できる専門家による効率的な業務遂行が可能	外部業者との連携や情報共有に手間と時間が発生する
専門性ノウハウ	学会にない専門的な知識や最新技術（Web、広報など）を活用できる	組織内にノウハウや知識（暗黙知）が蓄積されにくい
運営体制	担当者の異動や退職による業務の「属人化」を防ぎ、運営が安定する	業務終了時のスムーズな引き継ぎ準備が必要になる
コスト	見えにくい人件費や間接コスト（隠れコスト）を削減できる	外部委託費用が発生する
引き継ぎ	定期的なマニュアル更新により、業務内容が「属人化」せず、スムーズな引き継ぎが可能になる	業務終了時のスムーズな引き継ぎ準備が必要になる業務終了時の情報の引き継ぎに手間や費用がかかる

メリットとデメリットを比較し、それぞれの学会にとってどちらの側面が大きいかを判断することが大切です。

【補足】学会運営における業務委託のメリットと課題

メリット

業務効率の向上：委託先にルーティンワークを任せることで、教職員や研究者は本来の研究・教育活動に集中できます。
専門性の活用：会員管理システムやWebサイトの最新技術、広報のノウハウなど、それぞれの学会にはない専門的な知識やスキルが活用できる機会が得られます。
運営の安定化：担当者の異動や退職による業務の「属人化」を防ぎ、運営体制の安定を目指せます。
コスト削減：専門家による効率的な業務遂行により、見えにくい人件費や間接コスト等の「隠れコスト」の削減につながります。

デメリット

コストの発生：外部委託には費用が発生します。ただし、費用対効果を考慮すれば、単純なコストアップにはなりません。
ノウハウの蓄積：外部に業務を委託すると、その過程で得られたノウハウや知識が、組織内に蓄積されにくいという課題が生じます。特に、言語化しづらい経験則やコツといった「暗黙知」は、外部に流出しがちです。この課題を克服するためにはAIの活用が有効です。AIは様々なデータ（報告書、議事録、チャットの履歴など）を自動的に分析し、そこに埋もれている暗黙知を抽出し、「形式知」としてナレッジベース（knowledge base）に蓄積できます。
コミュニケーションコスト：外部業者との連携や情報共有に手間や時間が発生します。ただし、最適なコミュニケーション・ツールの利用でコスト圧縮は充分に可能です。
情報の引き継ぎ：業務委託を終了する際、スムーズな引き継ぎのための準備が求められます。一方で、マニュアルを「漏れなく」「ダブリなく」「分かりやすく」整備し、定期的にアップデートすることで引き継ぎも容易になります。

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AI利用やセキュリティ等のリスク詳細は【巻末コラム】で特集しています。

Q2：中小規模の学会でも外部委託は可能ですか？

A2：

はい。事務局スタッフの負担が大きい中小規模学会ほど、外部委託で運営効率化や質向上の効果が大きく現れます。

外部委託は大規模な学会だけのものではありません。むしろ、事務局のスタッフが少なく、一人あたりの業務負担が大きい中小規模の学会ほど、事務局代行の効果は大きくなります。

コアとなる研究活動に注力するため、会員管理や会計処理といったルーティンワークを専門業者に委託することで、運営の効率化と質の向上が期待できます。

最近では、中小規模の学会向けに、必要な業務だけを柔軟に選べるプランを用意している業者も増えています。

まずは、現在の業務内容を整理し、特に負担に感じている業務から外部委託を検討してみるのが良いでしょう。例えば、学会誌や学術会議の論文集のような、編集や校正が何度も求められるタスクを印刷会社や出版社と提携して負担を軽減するのも有効な方法です。

（参考）

学会の事務局代行や委託を検討している方へ！費用やサービスを徹底解説｜これからの学会.com

https://korekaranogakkai.com/acting-as-the-academic-society-secretariat

【学会誌印刷】費用・価格の仕組み｜相場と内訳、コスト削減のヒント4選｜日本印刷出版株式会社

https://jpp.co.jp/journal-printing-costs

Q3：学会運営の外部委託にかかる費用の相場はどれくらいですか？

A3：

学会運営の外部委託費用は、規模・業務内容により月額5～10万円から数百万円まで幅があります。一般的には、月額固定費と個別業務の費用で構成されるケースが多いです。

月額固定費：学会の会員数や年間予算規模に応じて変動します。会員数が数百人規模の学会は、月額5万～10万円程度が目安となる場合が多いです。
個別業務の費用：学術大会の企画・運営、ウェブサイトの構築・保守、学会誌の編集・印刷・発送など、単発または特定の業務を委託する場合にかかる費用です。

たとえば、学術大会の企画・運営であれば、開催規模や内容によって数十万～数百万円の費用がかかることがあります。

これらの費用に加えて、郵送費や印刷費などの実費が別途発生する場合もあります。

【費用相場早見表】※2025年時点

学会規模	会員数	主な委託範囲	月額目安(円)	年額目安(円)
小規模	〜300人	会員管理・会計	50,000〜80,000	600,000〜960,000
中規模	300〜800人	会員管理・会計・大会運営補助	80,000〜150,000	960,000〜1,800,000
大規模	800人〜	上記＋学会誌制作・広報	200,000〜	2,400,000〜

特に、時期や地域差がありますので見積比較は必須です。正確な費用を知るためには、複数の業者から見積もりを取り、それぞれの学会のニーズに合ったプランを比較検討することが不可欠です。

例えば、年間予算が300万円程度の学会で、事務局業務（会員管理・問い合わせ対応・会計処理など）を委託する場合、月額8万円×12ヶ月＝約96万円/年程度です。

委託費用は学会の年間予算の半分くらいまでが目安で、それを超える場合、委託先に何かあった際に学会全体の運営に大きな支障をきたしてしまいます。ただし、外部委託によって大幅な業務改善や収入増が見込める場合は、この割合を超えることもあり得ます。

（参考）

「学会運営」の全貌：基本から課題、効率化、そして委託の活用法｜AWARD2.0

https://award-con.com/knowledge/academic_society_management

Q4：外部委託費用の算出基準はどう考えたら良いですか？

A4：

学会運営アウトソーシング費用の算出基準は、大きく分けて①人件費、②業務量・専門性、③契約形態の3つの要素で構成されます。これらの要素を理解することで、提示された費用が適正かどうかを判断しやすくなります。

人件費（担当者のスキルレベル）：委託費用には、委託先の担当者の人件費が含まれています。この人件費は、担当者が持つスキルや専門性によって変動します。
業務量・専門性（かかる時間と労力）：業務にかかる時間や労力も、費用の重要な算出基準です。処理する会員数、発行する学会誌のページ数など、規模が大きくなるほど費用は高くなります。
契約形態（委託の仕方）：どのような形で業務を委託するかによっても、費用は変わります。月額固定費は予算管理がしやすく、個別（スポット）費用は必要な業務だけを依頼できるため、無駄なコストを抑えられます。

これらの算出基準を考慮して、委託したい業務を具体的に整理し、複数の業者から見積もりを取ることで、それぞれの学会にとって最適な費用を見極めることができます。見積書を受け取った際は、単純な合計金額だけでなく、これらの項目がどのように内訳されているかを確認することが重要です。

電子帳簿保存法の対応は会計システムや経理アウトソーシング時の業務フロー・費用構造と関連し、委託要件やコスト削減策の新たな論点として留意すべき事項です。

（参考）

学会運営代行サービスを徹底比較！｜Zenken株式会社

https://www.shopowner-support.net/attracting_customers/school/university/academic-society-management-agency

学会運営、委託できる内容やかかる費用を解説｜株式会社ニューズベース

https://www.newsbase.co.jp/blog/outsourcing/management-society-costs-consignment

Q5：学会運営における「隠れコスト」には、どんなものがあるのでしょうか？

A5：

「隠れコスト」とは、表面的な費用には含まれない、教職員の労力や業務停滞などを指します。時間外労働、研究時間の圧迫、属人化による業務停滞が代表的な例です。表面上は費用ゼロに見える内製業務でも、実は多くのコストが発生しています。

担当者の休日・夜間対応（メール返信、会費督促など）
専門外の作業に時間を取られている（CMS[Content Management System]更新、PDF加工など）
担当交代時の引き継ぎロス・失念によるトラブル。
生成AIの利用料や、AIに学習させるためのデータ整備にかかる人件費

これらは「金額としては可視化しづらくとも、継続的に損失として蓄積するコスト」です。外部委託によって、こうした人的資源の目減りを最小限に抑えることが、間接コストの削減であり、学会の持続可能性を高める手段になります。

Q6：委託費用を抑えるために、どのような工夫ができますか？

A6：

委託範囲を絞り込むこと、複数の業者を比較検討すること、そして内部で可能な業務は残すことが主な工夫点です。

業務の優先順位付け：すべての業務を委託するのではなく、学会業務の「特に負担が大きい業務」や「専門性が高く、内部では対応が難しい業務」に絞って委託範囲を検討します。
複数の見積もり比較：1社だけでなく複数の業者から見積もりを取り、費用だけでなくサービス内容や実績を比較することで、より費用対効果の高い業者を見つけることができます。
内部リソースの活用：外部に委託する業務を検討する一方で、「内部で効率化できる業務」がないか見直しましょう。
AIの活用：単純作業や繰り返し作業などAIに任せられる部分は積極的に利用しましょう。また、各種の文書作成やテンプレートの生成にも有効です。特に画像生成AIは、イラストや図表の著作権・版権確認、許諾承認の手間を簡素化できるため、応用範囲が広くなります。

また、長期契約を検討することで、単発の依頼よりも費用を抑えられるケースもあります。ただし、長期契約には「馴れ合い」というリスク、デメリットも存在するので注意が必要です。

（参考）

学会事務局は委託すべき？費用や内容は？｜これからの学会.com

https://korekaranogakkai.com/should-conference-secretariat-be-outsourced

Q7：外部委託したいけれど予算が足りません。資金調達はどうすれば良いですか？

A7：

外部委託のメリットは理解していても、予算不足が障壁となることは少なくありません。けれども、学会の特性を活かした資金調達の方法は複数あります。

会費の見直し：委託によりサービス品質が向上する見込みがある場合、そのメリットを会員に明確に提示した上で、会費の値上げを検討します。
賛助会員やスポンサーの獲得：学術大会の開催や広報活動の強化を外部委託することで、より多くの企業や団体にアピールする機会が生まれます。学会の活動に賛同し、支援してくれる賛助会員やスポンサーを募ることで、安定した収益源を確保できます。
公的支援（助成金・補助金）の活用：研究活動だけでなく、学会の運営そのものに対する公的な助成金や補助金が存在します。
地方自治体や財団が、地域への経済効果や学術交流の活性化を目的として、学会の開催費用を補助する制度を設けている例も確認できます。学会の公益性や社会貢献性をアピールすることで、まとまった資金を調達できる可能性があります。
クラウドファンディングの利用：特定のプロジェクト（例：国際会議の開催、学会誌の電子化）に必要な資金を、インターネットを通じて広く一般から募るクラウドファンディングも有効な手段です。

特に、学術研究に特化したクラウドファンディングサイトも存在し、研究テーマの社会的な意義をアピールすることで、会員以外からの支援も期待できます。国立科学博物館を支えるクラウドファンディングのような存立支援の実例もあります。

これらの資金調達策を単体で実行するだけでなく、外部委託先と連携して広報活動を強化するなど、複数の施策を組み合わせることで、より効果的に予算不足を解消できる場合があります。

（参考）

学会経費補助金｜早稲田大学

https://waseda-research-portal.jp/conference/association-expenses

学術系クラウドファンディング「アカデミスト」の挑戦｜imidas

https://imidas.jp/jijikaitai/k-40-097-16-02-g603

Q8：外部委託のサービスは、どのように選べば良いですか？

A8：

外部委託業者を選ぶ際は、費用だけでなく、次のようなポイントを総合的に比較検討することが重要です。

実績と専門性

過去の実績：これまでにどのような学会の運営をサポートしてきたか、実績を確認しましょう。ただし、革新的な手法を持っている業者の場合は過去の実績に捉われる必要はありません。
専門分野：それぞれの学会と同じ、あるいは近い分野の専門性を持っているかを確認すると、コミュニケーションがよりスムーズになります。

サポート体制

担当者の質：窓口となる担当者との「相性」や、連絡の取りやすさは重要です。
「なんとなくウマが合う」は尊ぶべき要素です。（参考：Googleが解明！心理的安全性の重要性とプロジェクトアリストテレスを解説｜Unipos株式会社）

対応範囲：通常の事務作業だけでなく、緊急時の対応や突発的な業務にも柔軟に対応してくれるかを確認しておきましょう。

料金体系

透明性：料金体系が明確で、追加費用が発生する条件がはっきりしているかを確認しましょう。
費用対効果：提示された費用が、期待するサービス内容に見合っているかを複数の業者と比較検討します。

セキュリティ

情報管理体制：Pマーク（プライバシーマーク：JISQ15001）の取得状況や、情報管理に関する体制がしっかりしているかを確認しましょう。

これらの要素を比較し、それぞれの学会のニーズと文化に合った「パートナー」を見つけることが、外部委託を成功させる鍵です。

（参考）

Googleが解明！心理的安全性の重要性とプロジェクトアリストテレスを解説｜Unipos株式会社

https://media.unipos.me/psychological-safety-google

Q9：外部委託を検討する際、特に注意すべき契約上のポイントは何ですか？

A9：

契約内容を詳細に確認することが最も重要です。次の点に特に注意してみましょう。

業務範囲の明確化：契約書に記載された業務範囲が、見積もり内容と一致しているか確認しましょう。「どこからどこまでを委託するのか」を具体的に言語化し、認識のズレがないようにします。
追加費用の規定：見積もりには含まれていなかったが、後から発生する可能性のある費用について、どのような場合に、いくら追加費用が発生するのかを明確にしておくことが大切です。
機密保持契約（NDA：Non-Disclosure Agreement）：会員情報や研究データなど、機密性の高い情報を扱うため、情報漏洩対策や個人情報保護法遵守の体制が契約書に明記されているか確認しましょう。
契約期間と解約条件：契約期間が適切か、また、やむを得ない事情で契約を解約する場合の条件や違約金について確認しておくことも重要です。

口頭での合意だけでなく、書面で詳細に確認し、納得した上で契約を結ぶようにしましょう。AIやクラウド利用時の留意事項は巻末コラムにて詳細をご確認ください

Q10：外部委託の際の会員個人情報の取り扱いが不安です。どこまで開示するべきですか？

A10：

最小限の必要情報に限定し、契約時に情報保護条項を明記することをお勧めします。個人情報の取り扱いについては、日本の個人情報保護法や、GDPR（EU一般データ保護規則）など、国内外の最新の法令を遵守する必要があります。

委託先への個人情報提供は、目的達成のために「最小限必要な範囲」にとどめます（例：会員番号、氏名、所属、メールアドレスのみ）。
委託契約には、次の事項を明記しておくと安心です。
情報の利用目的と範囲の限定
情報の第三者提供禁止
EUからの参加者（講演者含む）へのGDPRへの対応
委託先による情報管理責任（事故対応含む）
契約終了後のデータ返却・削除責任

また、Pマーク（プライバシーマーク：JISQ15001）取得済み企業かを確認し、NDA（機密保持契約）を締結するのが一般的です。Pマーク取得や個人情報保護法の改訂は、委託時の情報管理体制や契約条件に直結します。

生成AIの活用においては、個人情報保護法が改正され、個人データ、特に要配慮個人情報（機微情報）の利用に関する規制が強化されている点に注意が必要です。委託先がAIをどのように活用し、データがどこに保管されるのかを明確に確認し、契約書に明記することが重要です。

Q11：ヨーロッパ（主にEU圏内）からの学会参加者（講演者も含む）を受け入れる際にDPO（データ保護責任者）の外部委託は可能でしょうか？

A11：

はい。専門家へ外部委託することでGDPR対応とコスト効率が両立できます。

GDPR（General Data Protection Regulation：EU一般データ保護規則）では、特定の条件下でDPO（Data Protection Officer）の任命が義務付けられており、その役割を外部の企業や個人に委託する「外部委託DPO」という選択肢が認められています。

外部DPOの主なメリットは以下の通りです。

専門性の確保: GDPRは複雑かつ常に更新されるため、専門的な知識を持ったDPOは、学会がコンプライアンスを維持する上で不可欠な存在です。
客観性の保持: 外部の専門家であるため、内部の利害関係に縛られず、客観的かつ独立した立場で助言や監視を行えます。
コスト効率: 専任のDPOを雇うよりも、必要な時に専門家のサービスを利用する方が、費用を抑えられる場合があります。

ただし、DPOの外部委託を検討する際は、その専門家がGDPRに関する深い知識と実務経験を持っていることを確認し、契約書にDPOの役割と責任範囲を明確に規定することが極めて重要です。また、EU域内に代理人を立てる必要がある場合もありますので、併せて確認することをお勧めします。

（参考）

EU（外国制度） GDPR（General Data Protection Regulation：一般データ保護規則） | 個人情報保護委員会

https://www.ppc.go.jp/enforcement/cooperation/eu-gdpr

ユーザーのデータ保護を担う　DPOの役割とその取り組みとは？｜LINEヤフー株式会社

https://www.lycorp.co.jp/ja/story/20241004/dpo.html

Q12：外部委託に伴うリスクにはどのようなものがあり、どう対策すれば良いですか？

A12：

外部委託のリスクは、契約内容の明確化や保険の活用で対策できます。外部委託には、情報漏洩やノウハウの流出といったリスクが伴います。これらのリスクに備え、保険の活用も検討することが重要です。

外部委託における主なリスクと対策

【代表的リスク5分類と対策】

リスク	対策
情報漏洩	NDA締結、最小限の情報提供、個人情報保護保険の加入
生成AI利用	誤情報・著作権・個人情報取扱の注意、最新ガイドライン準拠
ノウハウ流出	マニュアル整備、定期報告会、内部共有DB構築
品質低下	KPI設定、定期的な評価とフィードバック
費用増加	契約範囲の明確化、複数業者の見積比較

情報漏洩への対策

機密保持契約（NDA）を締結し、提供する情報は必要最小限にとどめます。
万が一の事故に備え、委託先が個人情報保護保険に加入しているか確認しましょう。また、学会自身でこの保険に加入することも選択肢の一つです。

生成AIの活用によるリスク

生成AIの活用は、情報漏洩のリスクが伴います。
AIに学習させるデータの管理は厳格に行う必要があります。

ノウハウ流出への対策

定期的な報告会やマニュアルの整備で、ノウハウを学会内に蓄積します。

品質低下への対策

業務の評価基準を明確にし、密なコミュニケーションを通じて品質を維持します。

損害発生への対策

委託先の過失によって学会に損害が発生した場合に備え、委託による損害賠償責任保険に加入しているか確認します。

費用増加への対策

契約前に業務範囲と追加費用の条件を確認し、複数の業者を比較検討しましょう。
保険加入には、委託先が加入する場合と学会自身が加入する場合の二つのケースがあります。

【保険加入上の留意点】

委託先が加入する保険は、主に委託先の過失による損害をカバーするものです。一方、学会自身が保険に加入することで、委託先ではカバーしきれない広範なリスクに備えることができます。

外部委託は「丸投げ」ではなく、委託先とのパートナーシップとして捉え、リスク管理を含めた協働体制を築くことが成功の鍵です。

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AI利用やセキュリティ等のリスク詳細は【巻末コラム】で特集しています。

Q13：外部委託をすることで、内部の運営スタッフの役割はどう変わりますか？

A13：

外部委託によって、内部の運営スタッフは事務作業から解放され、より戦略的で専門的な業務に集中できます。たとえば、次の役割が期待されます。

方針決定と進捗管理：委託先との窓口として、学会の運営方針を伝え、業務の進捗状況を管理します。
- 専門的・企画業務：研究会やシンポジウムの企画、新たな会員サービスの検討など、学会の本質的な活動に関する企画立案を行います。
- 委託先との協働：委託先と密にコミュニケーションを取り、より効果的な運営体制を築くためのパートナーとしての役割を担います。

外部委託は「業務の丸投げ」ではありません。委託先と協力して、学会の発展をめざす「協働体制」を築くことが、成功への道標です。

（参考）

学会大会運営委員になったらまずやる事｜これからの学会.com

https://korekaranogakkai.com/first-things-first-conference-committee

Q14：委託先との協働を進める上でのポイントは何ですか？

A14：

委託先との協働を成功させる上でのポイントは、次の3つです。

1.PDCAサイクルの共同運用

PDCAサイクルを委託先と共同で運用することで、より効果的な学会運営につながります。これは「丸投げ」とは対照的に、内部スタッフと委託先が一体となって改善を繰り返す体制です。

Plan（計画）：内部スタッフが中心となり、学会の運営方針や目標を策定します。

Do（実行）：委託先が専門性を活かし、計画に基づいた具体的な事務作業や大会運営を担います。

Check（評価）：内部スタッフと委託先がともにデータを共有し、成果や課題を客観的に検証します。

Action（改善）：評価結果をもとに、運営方法や計画の修正、改善策を双方の意見を出し合って実行し、次のサイクルへとつなげます。

2.スポーツの監督と選手のような関係性の構築

この関係性は、明確な役割分担と信頼に基づいた協働体制を指します。

監督（事務局）：学会の運営方針や目標を明確に伝え、最終的な意思決定を行います。選手の能力を信じ、最大のパフォーマンスを発揮できる環境を整える役割です。
選手（委託先）：監督の指示を正確に理解し、専門的なスキルを最大限に活かして実務を遂行します。また、現場の状況を監督にフィードバックし、戦略の精度を高める役割も担います。

3.委託先の専門性の発揮

委託先に業務を依頼する大きなメリットは、その専門性を活用できることにあります。単に指示された作業をこなすだけでなく、委託先が持つ専門知識や経験を積極的に引き出すことが重要です。

問題解決への活用：学会運営で生じる問題に対し、委託先の持つノウハウや最新情報に基づいた解決策を提案してもらいます。
改善提案の促進：既存の業務プロセスやツールの改善について、専門的な視点からのアドバイスを求めます。
新しいサービスの創出：委託先の企画力を活かし、新たな会員サービスやイベントの企画について協働することで、学会の価値向上につなげます。

Q15：外部委託した事務局の業務品質は、どのように評価すれば良いですか？

A15：

単に「費用に見合っているか」だけでなく、客観的な指標（定量的な評価）と定性的な評価の両面から評価することが効果的です。

客観的な指標：会員からの問い合わせ対応時間、会費回収率、イベント参加者満足度アンケートの結果、業務報告書の提出状況などを定期的に確認します。
定性的な評価：担当者とのコミュニケーションの円滑さ、提案内容の質、問題発生時の対応力など、数値では測れない部分も評価の対象とします。

これらの評価項目を契約前に委託先と共有し、定期的なミーティングでフィードバックを行うことで、業務品質を継続的に改善していくことができます。委託先は、単なる作業者ではなく、学会を共に成長させるパートナーです。良好な関係を築きましょう。

Q16：外部から講演者を招く際、委託できる業務には何がありますか？

A16：

講演者との連絡や手配に関する業務は、外部委託が可能です。

学会運営の委託先は、講演者とのやり取りをスムーズに進めるためのノウハウを持っています。主に次のような業務を委託できます。

講演依頼状の送付
講演内容の確認と調整
旅費・謝礼の支払い手配（税務処理）
宿泊施設や交通手段の手配
講演当日のサポート（会場案内、機材準備など）

これらの業務を委託することで、学会事務局は本来の企画や学術内容の充実に集中できます。特に海外からの講演者を招く場合、多言語対応や時差を考慮した連絡調整が必要となるため、専門業者に任せることで負担を大きく軽減できます。

例えば、海外からの招聘の場合、大手の旅行会社や旅行代理店へ委託を検討すれば、飛行機の手配からホテル、通訳を含めたワンストップ・サービスが受けられるので大変便利です。

（参考）

学会運営の主な業務内容《企画立案・事前準備・当日運営》と主催時のポイントを解説！｜株式会社ワンコンシスト

https://www.oneconsist.com/blog/1087

Q17：記者発表やマスコミとの対応についての委託は可能ですか？

A17：

はい。必要業務ごとの委託も可能です。

広報活動は専門性が高く、外部委託のメリットが大きい業務です。

学会の成果や学術大会の情報を広く社会に発信するため、広報の専門知識を持つ業者に次のような業務を委託できます。

プレスリリースの作成・配信
記者発表会の企画・運営
専門メディアや一般メディアへの情報提供
取材対応窓口の設置
SNSやウェブサイトでの情報発信
発表後の反響のフィードバックのまとめ

特に、学会の重要な研究成果を社会に発信する際には、専門家による適切な広報活動（法的チェックやリスク対策を含む）が不可欠です。委託先のノウハウを活用することで、より効果的な情報発信が期待できます。

おわりに

学会運営の外部委託は、不安を解消し、適切なパートナーを見つけることで、学会の持続的な発展に大きく貢献します。個人情報保護法や電子帳簿保存法、GDPRや生成AIのリスク対応などについては2025年時点では流動的であり、詳細な法規対応や運用上の注意点、ガイドライン変更等は巻末コラムでまとめています。適宜最新情報をご参照ください。

適切な外部委託を行うためには、

現状分析 → 優先度整理 → 見積・比較→リスク分析→外部委託（契約）

の各プロセスの最新情報を元に、定量・定性分析を経てステップアップしましょう。

学会の可能性を広げるために、まずは現状分析からスタートです！

（参考）

参考となる連載記事

「学会運営の委託費用を見直す～学会運営の外部委託で費用対効果を最大化する方法～

（付録）

【巻末コラム】学会運営におけるAIリスクまとめ & チェックリスト（2025年版）

生成AIは文書作成、データ分析、問い合わせ対応など学会運営の効率化に大きく貢献する一方、特有のリスクも伴います。

本コラムでは、2025年の最新動向を踏まえたリスク分類と、具体的な管理・対策方法を解説します。AIの便利さとリスクは常にセットで管理が求められます。

巻末チェックリストを活用して、外部委託・広報・学会誌運営におけるガバナンスの基盤強化を定常化しましょう。

生成AI活用5大リスクの整理

1.情報漏洩リスク

AIツールへ入力する情報に、個人情報や機密データを含めないことが最重要。
学会会員情報、未発表研究データなど機密情報は必ずマスキングか除外。
AIサービスの「オプトアウト設定」を活用し、学習データとして利用されないようにする。
外部委託業者にも同様の管理を契約で義務付ける。

2.著作権・法令リスク

AIが生成する文書・図表が著作権侵害する懸念がある。
2025年現在、判例・ガイドラインは流動的であり、常に最新確認が不可欠。
AIに学会独自資料を学習させる際は、契約・利用規約で責任範囲を明確化。

3.バイアス・倫理リスク

AIの学習データに偏りがあると差別的・偏見混入の危険がある。
学会運営で用いるAIアウトプットは公平性を保つよう設計・監視を行うこと。

4.ハルシネーション（誤情報）リスク

AIは虚偽情報や事実誤認を生成することがある（ハルシネーション）。
特に学術発表文書や広報資料作成では、必ず専門スタッフが内容をダブルチェックし訂正するプロセスを設ける。

5.セキュリティ・悪用リスク

AIシステムはサイバー攻撃の標的となる可能性もある。
クラウドサービスの利用契約、データ保管場所、アクセス権限を厳密管理し、委託先にも遵守させる。

【生成AI活用のための実践チェックリスト】

チェック	項目（確認内容）	コメント・留意点
	機密情報・個人情報はAI入力前に必ず確認・削除しているか	会員名簿・内部資料は直接AIへアップロードしない
	委託契約書にAI利用・データ保存場所・オプトアウト方針が明記されているか	データが第三者AIに学習されない設定か慎重に確認
	生成AIの学習元・生成方法・著作権の扱いを最新ガイドラインで確認しているか	必要に応じて専門家・ベンダー照会もセットで実施
	生成AIのアウトプットを人の目でダブルチェックしているか（ファクトチェック）	特に論文、広報、案内文書などはダブルチェックを必須とする
	AI活用記録（どのデータをどう使ったか）を残しているか	トラブル発生時に説明責任が取れる運用
	AIバイアス・倫理リスクへの配慮・注意喚起がなされているか	不当な差別表現や学術的中立性を損なわないよう全体で管理
	外部委託先の情報管理・保険加入・AI運用体制が確認できているか	委託先も本リスト相当の内部運用を徹底しているかヒアリングする