学会委員会タスク管理AIエージェント AIを無料で作って即活用！ たった30分で学会委員会タスク管理AIを作成！
2025年12月04日
はじめに
本記事では、Google AI Studioを活用し、学会運営における複雑なタスク管理と進行管理を自動化するAIエージェントを構築する方法を解説します。プログラミングの知識は不要で、対話形式でAIに指示を与えるだけで、複数の委員会にまたがるタスクを一元管理できる高機能なツールを作成できます。本稿では、その具体的な開発プロセスを、動画での実演を基に紹介します。
1. 構築するAIエージェントの概要
今回構築するのは、学会運営に特化したタスク管理・進行管理ツールです。主な機能は以下の通りです。
•タスクの一元管理：会計、広報、出版など、複数の委員会のタスクをタブで切り替えて管理します。
•進捗状況の可視化：各タスクのステータスや進捗率をリアルタイムで確認できます。
•Ganttチャート表示：タスクの期間をGanttチャートで視覚的に把握できます。
•自動期限設定：大会開催日を入力するだけで、各タスクの期限が自動で設定されます。
•アラート機能：期限切れや期限間近のタスクを色分けして表示し、担当者にメールで通知します。
•資料・議事録の紐付け：各タスクに関連する資料や議事録のリンクを保存できます。
2. 構築プロセス
ステップ1：使用ツールと準備
•使用ツール：Google AI Studio
•元データ：学会のタスク管理表（Excel形式）。今回は、弊社ウェブサイトで配布しているテンプレートをPDF形式に変換して使用します。
ステップ2：プロンプトの入力と初期バージョンの生成
Google AI Studioにログインし、以下のプロンプトとタスク管理表のPDFを添付して構築を開始します。
「添付のタスク管理表の項目で管理できるアプリを作成してください。大会開催日を入力することで自動的に期限を設定してください。各タスクのステータスと進捗率を編集できるようにして、各タスクの作業期間のGanttチャートを作成して、各タスクに担当者を設定し、担当者のメールアドレスへメールを送信できるようにして、各タスクの期限が近づいている場合と期限を超えてしまった場合はアラートが出て管理できるようにしてください。」
約3分半で初期バージョンが完成しました。タスク内容や期限は反映されていますが、担当者の登録機能がなく、メール本文も空の状態でした。
ステップ3：機能修正①（担当者登録とアラート機能）
担当者登録機能を追加し、アラート機能を改善するため、以下のプロンプトで修正します。
「担当者を登録し各タスクに割り当てる機能を追加、担当者のメールアドレスを登録できるようにする。各タスクの期限が近づいている場合と期限を超えてしまった場合はアラートが出て管理できるようにする。」
修正後、担当者登録フォームが追加され、期限切れのタスクが赤く表示されるようになりました。
ステップ4：機能修正②（メール本文、タスク追加・削除、資料リンク）
次に、メール本文の自動生成、タスクの追加・削除、関連資料のリンク機能を追加します。
「各タスクのメール送信機能はタスクの進捗状況を確認する文明を用意してその他にタスクの追加機能削除機能を追加各タスクの関連資料をグーグルクラウドに保存しリンクを設置して」
修正後、メール本文が自動生成されるようになりましたが、英語でした。また、タスクの追加・削除ボタン、資料リンクボタンも追加されました。
ステップ5：機能修正③（メール本文の日本語化とリンク設定）
メール本文を日本語化し、資料リンクを設定可能にするため、以下のプロンプトで修正します。
「各タスクのメール送信の本文は日本語にして各タスクの関連資料をグーグルクラウドのリンク先を設定できるように」
修正後、メール本文が日本語化され、タスク名や期限が自動で挿入されるようになりました。また、資料リンクもURLを登録できるようになりました。
ステップ6：機能修正④（期限編集と委員会追加）
タスクの期限を編集する機能を追加し、他の委員会（広報委員会、出版委員会）のタスク管理もできるように、タブ形式での追加を指示します。
「タスクの期限の編集機能を追加して」 「同様に広報委員会を別タブで追加」
ステップ7：サマリーダッシュボードの作成
最後に、各委員会の進捗状況を一覧で確認できるダッシュボードの作成を指示します。
「サマリーダッシュボードを作成し各委員会のタスク管理を行えるようにして」
完成したダッシュボードでは、各委員会のタスク状況が一覧表示され、クリックすると詳細なタスク管理画面に遷移します。
3. まとめ
本稿では、Google AI Studioを用いて、学会運営のための包括的なタスク管理・進行管理AIエージェントを構築するプロセスを紹介しました。Excelなどで行っていたタスク管理をAIエージェントに置き換えることで、入力の手間を省き、集計や進捗確認を大幅に効率化できます。
